業務効率化

議事録作成をAIで自動化する方法まとめ｜無料でできる3つのやり方

会議のたびに議事録をゼロから書き起こすのは、地味に時間を取られる作業だ。「録音を聞き直しながら要点をまとめる」だけで30分〜1時間かかることも珍しくない。この記事では、議事録作成を楽にする3つのアプローチを、コストと手間のバランスで比較する。

方法1: テンプレート化して手入力を速くする

最もシンプルなのは、議事録のフォーマットを固定化することだ。「決定事項」「TODO（担当・期限）」「保留事項」の3項目だけに絞ったテンプレートを用意し、会議中にその場で埋めていく。

この方法のメリットは、追加のツールもコストも一切不要な点。デメリットは、話しながら同時にメモを取る負担が発生し、聞き漏らしが起きやすいこと。参加者が少なく、話す内容がある程度構造化されている定例会議には向いているが、雑多な議論が飛び交う会議には不向きだ。

録音データを自動で文字起こしするサービスを使えば、聞き漏らしの心配はなくなる。ただし、文字起こしされたテキストは「発言をそのまま書き起こしただけ」の状態なので、そこから決定事項やTODOを拾い出す作業は別途必要になる。

会議が1時間なら、文字起こし結果も1時間分の分量になる。「記録は残したいが、要点整理まではしたくない」場合には有効だが、それだけでは議事録として配布できる形にはならない点に注意したい。

文字起こしテキストや箇条書きのメモを、生成AI（ChatGPT・Claudeなど）に渡して「決定事項・TODO・保留事項に整理して」と指示すれば、数秒で構造化された議事録の下書きができる。方法1の「型」と方法2の「記録」を組み合わせ、整理作業だけをAIに肩代わりさせるイメージだ。

毎回同じ指示を書くのが面倒なら、次のような定型プロンプトを1つ保存しておくとよい。

以下の会議メモを議事録に整理してください。項目は「決定事項」「TODO（担当・期限つき）」「保留事項」の3つ。メモにない事実の追加や推測はしないでください。

※筆者はかつて、この用途に特化した無料ツール「議事録整形ツール」を運営していたが、運営コストの都合で2026年7月に提供を終了した。上の定型プロンプトを汎用のAIチャットで使えば、同じ結果が得られる。

多くの場合、方法2と方法3を組み合わせる（文字起こし→AIで整形）のが、記録の正確さと作業時間のバランスが良い。まずは1回、手元の会議メモで試してみることをおすすめする。

AIに業務を任せる実践例は、note.comのニュースレターでも発信している。